Dauert die Vertretung länger als eine Woche, so ist sie bei der KZV Hamburg schriftlich anzuzeigen. Der Name des Vertreters sowie der Zeitraum sind anzugeben.

Es ist nicht gestattet, einen Vertreter regelmäßig tageweise (weniger als eine Woche) einzusetzen, um damit die Meldepflicht zu umgehen.

Der Vertreter eines Vertragszahnarztes ist an dessen Stelle tätig. Der Vertragszahnarzt kann sich durch einen anderen Vertragszahnarzt vertreten lassen oder durch einen Zahnarzt, der eine mindestens einjährige Tätigkeit in unselbstständiger Stellung als Assistent (in einer Praxis oder Klinik, bei der Bundeswehr) abgeleistet hat. 

Vertretung durch einen anderen Vertragszahnarzt: Die Vertretungsanzeige wird zur Kenntnis genommen.
Vertretung in der eigenen Praxis durch den derzeitigen Assistenten oder einen anderen Zahnarzt:
Die KZV Hamburg prüft, ob der Vertreter die Voraussetzung erfüllt (Vorlage der Approbation oder Berufserlaubnis, mindestens einjährige Tätigkeit). Bei positivem Ergebnis wird die Vertretung (bis zu drei Monaten) genehmigt mit dem Vermerk, dass der Vertreter in dem angegebenen Zeitraum mit dem Zusatz "i.V." unterschreiben darf.

Ist eine Vertretung über die Dauer von drei Monaten hinaus erforderlich, ist der entsprechende Nachweis über die Notwendigkeit beizubringen (z. B. ärztliches Attest).

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Zahnarzt in der Eigenschaft als Vorbereitungsassistent, Weiterbildungsassistent und "Assistent" keine Unterschriften leisten darf.

Lediglich Entlastungsassistenten dürfen Unterschriften leisten, wenn sie hierzu ausdrücklich bevollmächtigt werden. Auf Wunsch wird eine entsprechende Erklärung vorbereitet und zugeschickt.